Le Travel Manager se charge d’une manière très globale des déplacements professionnels des collaborateurs au sein d’une entreprise.
Aujourd’hui, il se retrouve face à plusieurs enjeux conséquents pour l’entreprise : concevoir des politiques voyages, suivre les voyages, assurer leur sécurité et leur bien-être, acheter et négocier avec les prestataires, etc. De nombreuses responsabilités pèsent donc sur le Travel Manager, qui est pourtant devenu indispensable pour les entreprises à forte capacité en voyages d’affaires.
Si les prises de réservations et la réactivité sont des notions primordiales, le Travel Manager a également une casquette de communiquant et de conseiller, aujourd’hui encore peu reconnue.
Les professions du voyage ont en général été impactées en général par la montée des nouvelles technologies, mais elles ont su rebondir pour se servir au mieux des outils à leur disposition, pour le bien-être du voyageur, et de son portefeuille !
La naissance du métier
Le métier de Travel Manager existe depuis les années 1980, et est officiellement inscrit au référentiel de l’APEC depuis 2014, à l’initiative de l’Association Française du Travel Management (AFTM).
Le développement des nouvelles technologies a permis une belle évolution du métier, et le tourisme est encore aujourd’hui un secteur très mouvant. Il est, en effet, une industrie à part entière et est l’objet de nombreux rendez-vous, débats et conférences, pour discuter autour de thèmes innovants, et parfois clivants.
L'apparition des nouveaux outils du Travel Management
Dans les années 1990 apparaissent les politiques voyages dans les entreprises, qui offrent un cadre décisionnel pour les déplacements professionnels au sein de l’organisation. Grâce à la mise en place de ces règles, une régulation des déplacements et des économies sur les montants dépensés sont possibles.
De nouveaux moyens de paiement apparaissent, comme la carte affaires par exemple, et de nouveaux acteurs de services s'intègrent à la chaîne. Par la suite se sont greffés les Self Booking Tool (SBT) ou Online Booking Tool (OBT) : ces interfaces de réservations internes disponibles pour les voyageurs prennent en compte le paramétrage de la politique voyages, ce qui représente un gain de temps considérable dans la prise de décision, puisque les offres non conformes n’apparaîtront pas.
S’ajoutent à ces solutions les éditeurs technologiques pour les notes de frais : kesako ? Pas de panique, rien de plus simple ! Pour toutes vos dépenses lors de déplacements professionnels, il s’agit de photographier le justificatif pour une remontée automatique vers la comptabilité de l’entreprise. La transmission des notes de frais se fait grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR) qui transmet directement les informations sur l’outil, et offre un gain de temps considérable aux voyageurs.
Bien sûr, différents éditeurs existent et proposent plus ou moins de fonctionnalités pour les notes de frais, cependant l’automatisation reste un enjeu majeur pour l’optimisation des dépenses. Si vous souhaitez être conseillés dans le choix de vos outils, nous vous proposons l'apport de notre expertise Travel & Expense.
La recette du bon "TM" ?
Un bon Travel Manager est un savant mélange entre la technologie et l’humain. En effet, ce dernier doit pouvoir allier les outils adaptés à une bonne gestion des déplacements professionnels pour l’optimisation du pôle voyages, à son rôle de conseiller. Les outils internes de réservations en ligne, les éditeurs de solution de notes de frais, et les autres acteurs de services tels que les moyens de paiement ou les conciergeries de voiture sont indispensables pour l’amélioration des performances financières, ainsi que l’accompagnement du Travel Manager qui permettra un lien privilégié avec les clients, une proximité, une réactivité, et la garantie d’un voyage pris en charge.
Si le métier de Travel Manager répond à des besoins de bien-être lors des déplacements de collaborateurs, l’enjeu économique prend une place prépondérante. Notre cabinet vous conseille dans le choix de vos outils de Travel Management, mais il s’agit de déterminer les réels besoins spécifiques à votre entreprise. Chaque outil a ses particularités et nous vous invitons de trouver celui qui répondra le mieux à vos attentes.
Pour conclure, Travel Manager est un métier passionnant - en témoignent les principaux intéressés - et en évolution constante, à la croisée des chemins pour l’optimisation de l’entreprise. Il est important de souligner l’expertise de ces gestionnaires de voyages, qui méritent légitimement la reconnaissance de leur travail !
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