Un nouveau projet voit le jour au sein de votre service 💡: mise en place d’une nouvelle solution technologique, montée de version d’une solution déjà existante, internalisation d’un processus,...
Vous êtes motivé à participer pleinement aux innovations de votre entreprise et mener à bien ce projet, seulement, vous avez en tête les difficultés que représente une gestion de projet.
43% des projets sont livrés mais rencontrent des problèmes (en retard, dépassement de budget, et/ou avec des caractéristiques et des fonctionnalités manquantes)*
18% échouent (soit annulés avant d’être terminés, ou livrés mais jamais utilisés)*
On reste optimiste ! 39% des projets aboutissent dans les délais tout en respectant le budget*
Alors, comment faire partie des plus chanceux ? 🍀
On vous avouera que ce n’est pas vraiment de la chance. Différents projets ont été analysés pour mettre en avant les indispensables d’une gestion de projet qui contribue au succès de ce dernier.
Parmi l’ensemble des préconisations, la solution la plus simple et la plus reconnue : faire appel à un chef de projet externe et expérimenté.
L’accompagnement par un chef de projet externe vous permettra :
De respecter tous les aspects d’une gestion de projet grâce à une méthodologie approuvée
De mettre en œuvre toutes les bonnes pratiques qui simplifieront la vie du projet
D’éliminer sereinement les irritants grâce à son expérience au sein d'organisations similaires à la votre
Vous avez besoin de concret ? On vous partage aujourd’hui quelques aspects sur lesquels le chef de projet externe peut intervenir avant, pendant et après le déploiement.
En amont ;
Analyse des écarts entre le processus cible et l’actuel 📈
Durant cette étape indispensable, le chef de projet vous aide à recenser l’ensemble des changements liés au nouveau projet. Le plus souvent, la solution technologique que vous mettez en place a pour objectifs d’innover et simplifier les processus. Ce changement crée logiquement des écarts sous plusieurs axes : la compatibilité technique avec l’ensemble de l’écosystème, l’évolution des actes de gestion pour les opérationnels ainsi que l’impact sur l’utilisateur final. Cette analyse permet de construire une stratégie en adéquation avec le besoin : suivi des risques, organisation d’une recette adaptée, mise en place d’un plan d’actions de conduite du changement.
Implication des différents acteurs 👨🏻💻
Au-delà des parties prenantes du projet, il reste primordial de sensibiliser l’ensemble des acteurs et utilisateurs dans la phase projet. Le besoin défini par les décisionnaires n’est pas obligatoirement dessiné à partir des attentes utilisateurs. Pour une meilleure adhésion de la nouvelle solution, il est nécessaire de faire participer tout l’écosystème : les partenaires, les opérationnels, les utilisateurs finaux. Le chef de projet peut proposer diverses actions : mise en place de questionnaires, organisation d’ateliers, sessions de démo, jeux de rôles…
Coordination des acteurs et des plannings 🗓
De par la proximité, il est plus complexe de coordonner les différents acteurs lorsque vous êtes interne à l’entreprise. Pourtant, la coordination est la clé pour assurer l’aboutissement du projet en temps et en heure tout en satisfaisant l’ensemble des parties prenantes. Le chef de projet externe intervient de manière neutre, avec sa méthodologie pour : répartir les rôles, prendre en compte les attentes, charges et délais de chacun, suivre et partager les informations fréquemment, organiser des points individuels et globaux,..
Pendant ;
La casquette « technique » 🖥
Le chef de projet externe peut intervenir lors de l’étape du paramétrage et de la recette de la solution. Il apporte ses connaissances et compétences quant à la méthodologie à adopter et peut partager les bonnes pratiques issues de ses expériences au sein d’organisations similaires.
La casquette « assistant » ✍🏻
La tâche que vous donnerez avec plaisir au chef de projet : la documentation projet. Toutes les phases du projet doivent être documentées : ateliers, recette, comités de projet, pilotage,..
Cette documentation permet de partager l’actualité projet à l’ensemble des acteurs, elle facilite le suivi d’une étape à l’autre et simplifie l'analyse du projet en post-mortem.
La casquette « formateur » 👩🏫
La conduite du changement doit se faire en amont par l’implication des utilisateurs et au moment du déploiement pour les former. Par expérience, il ne faut pas négliger cette étape pendant le projet, elle permet de récolter toutes les informations nécessaires à la stratégie de communication et de formation qui doit être menée. Le chef de projet externe peut vous aider à dessiner la stratégie, il est aussi amené à intervenir de manière opérationnelle.
Post-déploiement ;
Etude de la viabilité du projet sur le long terme 🚀
Bravo, la solution est déployée ! Il est maintenant temps de préciser le plan d’actions qui permet d’assurer l’utilisation de la nouvelle solution sur le long terme.
Le chef de projet externe vous aide à réfléchir à une stratégie post-projet : capacité technique et maintenance de l’outil, veille marché et tendances à venir, enquêtes de satisfaction, analyse du support produit,...
Analyse de la gestion de projet 📖
Le chef de projet externe vous accompagne dans la réalisation d’un bilan projet qui peut entraîner un plan d’actions sur des aspects parallèles : réorganisation des équipes, revue des stratégies internes, utilisation de nouveaux outils,.. Ce bilan pourra également servir de support pour les projets futurs.
Alors ? prêt pour faire partie des 39% de projets réussis ?
*Source : Planzone, « 28 statistiques sur la gestion de projet qui vont vous surprendre »
Les équipes CBT Conseil, cabinet spécialisé en mobilité professionnelle et gestion de projet, sont composées de consultants experts, disponibles pour partager leurs expériences et vous conseiller sur le sujet.