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Repenser sa politique voyages Post-Covid

Depuis maintenant 2 ans, chaque entreprise a dû s'adapter, subir une situation, revoir ses organisations et ses processus. Les formations, les projets, les rendez-vous clients ont changé de format pour plus de numérique afin de continuer à exercer son activité à distance.


Qu'en est-il du voyage d'affaires ?


La mobilité professionnelle et les déplacements associés sont fortement impactés et les différentes études montrent qu’ils le seront encore pendant plusieurs années.


Les acteurs ont aussi beaucoup évolué en peu de temps, certains ont vu leurs effectifs se réduire : nouveaux besoins et changements de vies des collaborateurs. Ils ont également dû adapter leurs conditions de travail avec la mise en place du télétravail par exemple.


D’autres acteurs profitent du contexte pour repenser leurs modèles économiques : faire place aux abonnements en dépit des transactions fees par exemple. Enfin, certains innovent leurs offres, pourquoi ne pas désormais passer par WhatsApp pour réserver son déplacement ?


Le voyage d’affaires a toujours été une industrie dans laquelle les évolutions sont fréquentes et fortes. Ces deux dernières années l’ont encore démontré. Le changement est aussi fort chez les clients, entreprises et organisations publiques. Les besoins sont différents : sécurité, alertes, flexibilité, réduction des déplacements, impact carbone.


Le travail à distance, quels enseignements ?


Les méthodes de travail évoluent également : ateliers projets, formations, rendez-vous de découvertes à distance sont nécessairement appréhendés différemment. L'utilisation renforcée des outils comme Teams ou Klaxon prouve que les méthodes d'animations et de questionnement sont à repenser pour ces nouveaux formats de réunions.


Le fait d’avoir appris à travailler à distance sur une longue période devrait changer durablement les habitudes.


Aujourd’hui, nous constatons des évolutions dans les remboursements :

  • Nouvelle famille d’articles autorisée en notes de frais (équipement à domicile), liée à la mise en place du télétravail

  • Remboursements de santé (tests anti-covid…)

Mais surtout des évolutions dans la philosophie des déplacements :

  • Besoin de plus de flexibilité pour annuler/modifier sans contrainte

  • Globalement moins de déplacement avec le remplacement de certains meetings autrefois physique, désormais réalisés par caméra interposées.


Cette situation, qui s’est imposée à nous, est peut-être aussi une opportunité, en matière de confort du voyageur et d'impact carbone.


Confort du voyageur : "voyager moins, mais mieux"


De nombreux déplacements se faisaient sur la journée ou sur une durée très courte même pour l’international. Aujourd’hui, des entreprises nous interrogent sur de nouvelles simulations et la mise en place de nouvelles règles.


Une partie des réflexions portent sur le fait de voyager moins, mais mieux. À ce jour, nous ne constatons pas de volonté de réduire les budgets travel, déjà bien allégés par rapport aux années précédentes.


Le questionnement va porter sur la motivation d’un déplacement, le nombre de personnes concernées et la durée et les conditions du déplacement.


Une piste qui se dégage porte sur le fait d’accepter que le voyageur parte plus longtemps (souvent un jour supplémentaire) pour s’acclimater tant aux conditions météorologiques que du décalage horaire.


Cela permet une meilleure performance en rendez-vous et n’est pas forcément synonyme d’augmentation du budget global. En effet, partir plus longtemps permet aussi de proposer d’autres classes de réservations que le business.


Par exemple, un voyageur occasionnel qui peut avoir une nuit ou deux sur place avant sa mission et un voyage en économie premium avec les coupes fils aux douanes et l’accès au lounge n’est pas nécessairement plus fatigué qu’un voyageur qui fait 6 heures de vols en business en aller-retour sur 2 jours.


"Les voyageurs sont plus performants, moins fatigués"


Impact carbone : comment initier les démarches ?


Les voyageurs sont de plus en plus conscients de leur impact carbone lors d’un vol long-courrier, c’est pour cela qu’une autre tendance qui se dégage et qui s’appuie fortement sur la data porte sur le regroupement des missions.


En s’appuyant sur son CRM et ses outils de note de frais, il est possible de savoir quelles sont les conditions contractuelles d’un client (nombre de visite annuelle vendue, la fréquence et le lieu) et de suivre la réalisation de ces obligations contractuelles (via la note de frais).


Alors quand un voyage est planifié, il permet d’intégrer ces informations et d’étendre son voyage pour regrouper plusieurs visites clients et éviter plusieurs vols longs courriers.


De grandes entreprises annoncent vouloir réduire leur empreinte carbone et les déplacements sont aussi un levier. Certaines souhaitent acheter des crédits SAF (carburant durable pour l’aviation), d’autres choisissent des transporteurs/hébergeurs les moins polluants ou encore en revoyant la politique de mobilité inter site et en travaillant avec les collaborateurs pour améliorer l’impact carbone des trajets domicile - travail (mise à disposition de parc de vélos, lancement d’application de co-voiturage).


Le SAF est une piste, pas encore assez largement disponible pour couvrir tous les besoins, mais c’est un début.

En matière d’empreinte carbone, les entreprises ont un rôle important à jouer pour échanger et initier les démarches avec leurs employés. Ces démarches sont aussi attendues par de plus en plus de salariés et dirigeants.


La data au coeur de la performance de sa PVE

Plus généralement, la data devient encore plus importante. Pour pouvoir s’assurer de la performance de sa PVE et de son impact carbone ou sur le bien-être du voyageur, il est nécessaire de se doter d’une stratégie de collecte et d’analyse de sa data.


Sur ces sujets de responsabilité et de propositions Post-Covid, la Co-construction avec ses employés est un outil clef. Les salariés sont conscients des enjeux et force de proposition. C’est pourquoi, nous pensons que ces 2 années inédites doivent être un accélérateur de nos changements de stratégie en matière de mobilité, vers moins de déplacements, mais plus respectueux de l’environnement et du confort des salariés.


Une PVE repensée dans un monde Post-Covid, plusieurs questions utiles à se poser :

Bilan :

  • Quels types de réunions fonctionnent bien à distance ?

  • Quels outils fonctionnent pour des réunions à distance (des outils différents en fonction des besoins/types de réunions) ?

  • Quelles méthodes d’animation de réunions sont utiles, à apprendre ou renforcer ?

  • Quels sont les liens et interactions manquantes lors de réunions/ateliers de travail en distanciel et comment les recréer ?

  • Comment est géré le cracking de mes voyageurs ?

  • Quelles sont les attentes de mes voyageurs et que sont-ils prêts à accepter pour moins impacter la planète tout en améliorant leurs conditions de travail en déplacement (ou non-déplacement) ?

Nouvelles idées :

  • Pourquoi se déplacer ?

  • Comment se déplacer (renforcement du train sur de courtes distances vs avion) ?

  • Combien de temps se déplacer ?

  • Combien de personnes pour chaque type de déplacement ?

  • Comment me tenir informé des évolutions sanitaires

  • Quel est l’impact financier / simulation d’une ou 2 nuits supplémentaires et un vol en économie premium vs classe affaires et aller-retour le plus rapide possible ?

  • Quel est l’impact financier de choisir des vols moins polluants ?

  • Comment revoir mon reporting pour mieux suivre mes voyageurs, mes dépenses, mes opportunités et mon impact carbone ?

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