Pourquoi digitaliser ses notes de frais ?

L’implémentation d’un outil digital de gestion de notes de frais améliore le quotidien des voyageurs d’affaires, mais aussi des équipes comptables des entreprises qui l’adoptent. À l'ère du numérique, la digitalisation semble être l'évolution la plus logique à la gestion des notes de frais.



Créer sa note de frais, la soumettre au circuit de validation, la faire vérifier par le service comptable, et enfin se la faire rembourser, sont autant de tâches chronophages et fastidieuses qu’un collaborateur, qu’il soit voyageur ou comptable, souhaite réduire.

Aujourd’hui, de nombreux outils proposent des outils de digitalisation des notes de frais. Ils se font concurrence en proposant de nouvelles fonctionnalités technologiques afin de se démarquer et, bien sûr, pour améliorer le quotidien des collaborateurs concernés.


Un gain de temps au profit de l’entreprise


Gérer une note de frais, de sa création à son remboursement, prend en moyenne 27mn par collaborateur, d’après une étude d’OpinionWay. Les scanner, saisir les informations de la note sur l’ordinateur ou parfois même sur une formulaire papier, et les transmettre à son manager ou au service des Ressources Humaines, font perdre un temps précieux à l’employé.

Une fois transmise au service comptable, il faut une fois de plus procéder à la vérification de la note de frais, la valider ou pas, et faire en sorte que le collaborateur soit remboursé.


Pourtant, des solutions existent pour éviter ces pertes de temps par l’automatisation des processus. Grâce à un outil digital, un voyageur d’affaires en déplacement peut directement faire sa note de frais sur le lieu même de la dépense, où qu’il soit dans le monde.

À la place de faire ses notes de frais à la fin de chaque mois, ou de les remettre à encore plus tard et y passer plusieurs heures, le voyageur peut directement scanner sa note de frais sur son mobile grâce à une application intuitive et ergonomique, avec un parcours de soumission et de validation clair et efficace.


Zoom sur la technologie OCR : une numérisation des notes de frais


Un arrêté de l’URSSAF du 23 mai 2019 a défini de nouvelles modalités de numérisation, il indique que les documents et justificatifs de notes de frais peuvent désormais être entièrement numérisés. Ces dispositions sont entrées en vigueur le 1er juillet 2019.

Les salariés sont aujourd’hui autorisés à jeter les originaux de leurs notes de frais. Mais attention, des normes de numérisation doivent être respectées : identification conforme, archivage, formats et couleurs doivent correspondre aux pré-requis de l’URSSAF.


L’OCR, Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique des caractères, permet le traitement informatique d’images en fichiers de texte. Cette technologie permet de détecter les caractères, les mots, pour ensuite analyser les justificatifs de manière automatique et instantanée.

Avec l’aide d’un smartphone, le voyageur d’affaires scanne sa note de frais dans une application qui dispose de cette technologie. L’OCR reconnaît la nature de la dépense, sa date ainsi que son montant, et il permet même de reconnaître les différentes taxes présentes sur le justificatif. Le collaborateur gagne ainsi en temps et en productivité !

A la suite de cela, l’équipe comptable n’a plus qu’à vérifier si les informations correspondent bien au justificatif et à valider la note de frais.


Les solutions aujourd'hui présentes sur le marché permettent d'intégrer la politique voyage et de remboursement des entreprises, qu'elles soient plus ou moins complexes. Elles permettent ainsi d'avoir une meilleure visibilité des dépenses, de palier à d'éventuelles fraudes, et d'accélérer le délai de remboursement des voyageurs.

Les justifications sont nombreuses pour l'adoption d'un outil digital de gestion de notes de frais, pourquoi ne serait-ce pas votre cas ?


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