TCO, comprendre l'analyse du coût global


La méthodologie de calcul du TCO (Total Cost of Ownership) est peu connue dans le monde du voyage d’affaires, cependant, il a de nombreux avantages.

Son utilisation permet de mettre en place de bonnes pratiques pour une stratégie Travel globale.

Concept mis en avant à de nombreuses reprises ces dernières années, le coût complet reste une méthodologie de calcul méconnue. Peut-être est-ce dû à l’utilisation de nombreux termes plus ou moins barbares comme TCO, TCM (Total Cost of Mobility) ou encore TCT (Total Cost of Travel) ?


Article publié sur Déplacementspros.



La méthodologie du "coût complet" consiste à déterminer le prix de revient réel d’un produit. Ce prix est composé de l’ensemble des coûts liés à la fabrication et jusqu’à la vente, c’est-à-dire le paiement du produit par le client.

Simple à définir, la méthode de calcul est bien plus complexe à appliquer… Pour autant cette méthodologie présente de nombreux avantages.


Un peu d’histoire


Originaire des États-Unis, la méthodologie du TCO est utilisée en France depuis les années 1950, principalement dans le domaine de l’industrie. A cette époque, 80% des coûts de production étaient constitués de charges directes. Les industriels cherchaient alors à connaître avec précision le coût de production afin d’en déterminer les marges et prix de vente.

Objectifs et avantages


Adaptée au secteur du voyage d’affaires, cette méthodologie a pour buts et bénéfices : • D'analyser l’intégralité d’un processus Travel & Expense et de cartographier toutes les étapes • D'identifier les points de frictions (coûts, confort des utilisateurs, etc.) • De réduire les coûts • D'améliorer l’expérience utilisateur • De proposer un nouveau KPI connu par l’ensemble des Directions • De collaborer avec d’autres Directions (Comptabilité, Contrôle de gestion, etc.)

Les raisons de la mise en place de cette méthode peuvent être multiples

• Analytique / statistique : afin de connaître les sommes engagées à chaque étape du processus Travel and Expense • Comptable / fiscale : pour identifier et répertorier les charges à passer en Recherche et Développement • Rentabilité : pour calculer le rapport entre investissements et retours financiers (ROI) • Temps : pour calculer le retour sur le temps passé (ROTI – Return On Time Invested)


La difficulté de la méthode


Elle vient du fait que de nos jours et dans notre industrie, les charges indirectes représentent la part la plus importante des coûts du processus Travel and Expense.

C’est pourquoi il est nécessaire de travailler avec les comptables et contrôleurs de gestion pour calculer des unités d’œuvre. L’unité d’œuvre est un terme comptable qui permet de calculer un coût par rapport à une unité (le temps par exemple). Pour prendre un exemple concret : si je cherche à calculer le coût de mon processus de contrôle de notes de frais, je vais devoir déterminer : • Le coût complet du collaborateur (charges salariales + bureau) en charge du contrôle • Le temps nécessaire pour contrôler une note de frais

Ainsi, je peux rapporter la charge salariale d’un collaborateur par rapport au temps nécessaire pour contrôler une note de frais. J’obtiens ainsi le coût du contrôle d’une seule unité : note de frais.

Quelques étapes méthodologiques dans la mise en place de ce type de projet

• Définir le périmètre exact • Définir les objectifs du projet • Définir les moyens à disposition (outils, ressources,…) • Identifier les sponsors • Lister l’ensemble des données disponibles (collecte des données)

Il est préférable de commencer sur un petit périmètre afin de mettre en place la méthode de calcul et de déterminer les unités d’œuvres à intégrer.


Exemples de calculs en coût complet adaptés au voyage d’affaires


• Programme hôtelier : Coûts engagés + temps passé vs économies réalisées • Nouveau projet TnE : Immobilisation de l’ensemble des coûts liés au projet, pour améliorer le résultat comptable de l’entreprise ou la récupération de subventions • Processus TnE : Coût réel du processus incluant les charges directes (outils, frais d’agence, implémentation, suivi, travel manager, etc.) les charges indirectes (contrôle des notes de frais, comptabilisation, etc.)

Dans certains cas, il est important de prendre en compte les produits réalisés tels que les primes de fin d’années, ou encore la récupération de la TVA à l’étranger.

Le minimalisme


Un article publié dans Déplacements Pros évoquait déjà la fin du TCT au profit du minimalisme. Le minimalisme est une autre méthode qui vise à intégrer seulement les coûts directs en partant du principe que les autres coûts sont déjà intégrés dans l’environnement de l’entreprise.

Pour mettre en place une gestion de budget totalement autonome, cela suppose que la construction du-dit budget est parfaitement maitrisé et que la structure des coûts a déjà été analysée et optimisée.

L'avis de Julien Chambert


A mon sens, TCT et minimalisme vont se rejoindre avec la simplification des processus et la dématérialisation totale des flux. Lorsque les frais directs sont facilement identifiables et fiables et lorsque les coûts indirects sont maitrisés et optimisés, alors ces derniers peuvent être sortis du calcul.

Globalement, la finalité de ces méthodes de calcul est de permettre de changer de paradigme. Au lieu de chercher des économies pures, le TCT permet de rechercher intelligemment la réduction des coûts et l’amélioration de l’expérience utilisateur via l’optimisation des processus. De plus cette méthode de calcul aide à remettre l’humain au cœur des analyses et apporte une vision plus large que celle seulement financière.


À lire sur Deplacementspros




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