La politique voyages (PVE) est un ensemble de règles propres aux déplacements professionnels et appartenant à l’entreprise.
Elle détermine le choix des fournisseurs, des gammes de prestations, des prix et des plafonnements - entre autres - et peut prendre en compte différents profils de voyageurs. Elle peut intégrer les règles des faveurs acceptées ou offertes lors des déplacements d’affaires, la sécurité relative aux voyageurs, l’utilisation de transports de substitution, ou encore les moyens de paiement autorisés.
Mais quels sont l'intérêt et les leviers de sa personnalisation ? C'est ce que nous allons étudier à la suite de cet article.
Pour les décisionnaires
La PVE est établie par le Travel Manager, par les acheteurs, ou encore par le pôle des ressources humaines (RH). Parfois, tous ces acteurs travaillent ensemble pour allier leurs forces et déterminer les choix les plus pertinents. C’est tout de même le Travel Manager, ou les cabinets de conseil spécialisés, qui sont le plus à même de conseiller concernant la politique voyages. Le travail en collaboration avec les utilisateurs reste primordial pour la définition des besoins et les meilleurs choix en fonction des attentes de l’organisation.
Les avantages de la personnalisation d’une politique voyages
L’adoption d’une politique voyages personnalisée en entreprise apporte de nombreux atouts.
Elle peut, entre autres, augmenter la performance de l’organisation à répondre à la demande des collaborateurs, et ainsi améliorer l’expérience utilisateur et voyageur. Par conséquent, ils sont moins stressés, et donc plus productifs. L’obtention d’un taux d’adoption favorable en interne est bénéfique pour l’image de l’entreprise et peut impliquer davantage les collaborateurs. Pour les voyageurs les plus aguerris, ce peut être un moyen supplémentaire d’obtenir une reconnaissance.
Comment personnaliser sa PVE ?
Il est parfois difficile de savoir comment s’y prendre et par où commencer. Plusieurs solutions s’offrent pour déterminer la politique voyages d’une entreprise.
Avant de commencer l’élaboration de cette politique voyages, il peut être intéressant d’intégrer une partie à propos des besoins des voyageurs, d’une part pour les impliquer dans la démarche, et d’autre part pour garder en tête les points les plus importants.
Concernant le choix des outils, selon les profils de l’entreprise, il est intéressant de proposer plusieurs plateformes d’utilisation, comme des applications smartphones par exemple.
Afin d’aider dans les prises de décision, les valeurs de l’entreprise peuvent être une bonne ligne directrice. Si l’entreprise adhère aux principes de développement durable, ou de services collaboratifs par exemple, il est important de garder et d’appliquer ces principes pour les déplacements des collaborateurs. L’organisation reste intègre, et cohérente dans sa communication. Dans ce sens, il est important de proposer des fournisseurs ayant une éthique similaire à l’entreprise.
Diriger une attention particulière sur les road warriors : les road warriors sont les collaborateurs qui voyagent le plus dans l’entreprise. Les Travel Managers ont intérêt à se rapprocher de ces voyageurs pour comprendre leurs besoins et les reporter sur l’ensemble de l’entreprise, comme des lignes de conduite à suivre pour des best practices. Mener une enquête de satisfaction auprès de ces voyageurs peut permettre de privilégier certains choix de fournisseurs.
Par ailleurs, pour garder un taux de satisfaction élevé, ce qui renforce la productivité, il ne faut pas négliger le confort des voyageurs. Durant son trajet, une fois arrivé à l'hôtel, un collaborateur heureux et serein est plus productif qu'un voyageur stressé.
Créer un nouveau poste : le Chief Happiness Officer a en charge la garantie d’une bonne expérience pour le voyageur.
Quand les organisations en disposent, la politique voyages est directement reliée à l’outil interne de réservation en ligne. Proposer un rendu correspondant à la charte graphique de l’entreprise et une interface simple d’utilisation permettent une application moins contraignante de cette politique pour les collaborateurs. Les règles peuvent être paramétrées avec plus ou moins de flexibilité, mais il existe la possibilité de bloquer toute offre ne correspondant pas à la politique voyages de l’entreprise.
Nous encourageons par ailleurs chaque entreprise ayant un nombre conséquent de voyageurs à mettre en place ces outils : Self Booking Tool (SBT), également appelé Online Booking Tool (OBT), et à le coupler à des modules de gestion d’ordres de missions et de notes de frais. Certains éditeurs proposent des outils avec les 3 solutions bout en bout de Travel & Expense.
Les “Must do” de la politique voyage
Comme pour toute démarche, il y a des choses à faire et à ne pas faire : focus sur les bonnes pratiques pour une politique voyages réussie !
S’assurer de sa conformité avec les objectifs de l’entreprise, ou des décisionnaires du pôle.
S’assurer la bonne circulation de l’information et la communication en interne pour une sensibilisation totale des équipes.
Déterminer des règles de référence à respecter systématiquement.
Choisir les bons outils est essentiel : ils doivent être robustes et efficaces - un outil lent démotivera les collaborateurs, et les rendra moins performants - mais également adaptés à vos besoins. Concur propose la solution Trip Link par exemple pour contrôler l’Open booking.
Dynamiser sa PVE pour des réservations en temps réel sur le marché, et de la réactivité dans les transactions ; en intégrant des outils qui calculent le Yield Management par exemple, ou en proposant des reports de budgets d’un voyage à un autre. Un inventaire dynamique peut satisfaire le collaborateur et le pousser à réserver sur la plateforme.
Laisser de la flexibilité aux collaborateurs en tenant compte des nouvelles tendances comme les plateformes d’hébergements alternatifs proposés par Airbnb ou MagicStay par exemple. Mais attention à ne pas trop privilégier l’Open booking qui traduirait une mauvaise stratégie de politique voyages. Responsabiliser au mieux le voyageur dépendra du management mais également du niveau de maturité des acheteurs des sociétés.
Mettre en place de la gamification ou des programmes récompenses pour un meilleur taux d’adoption, avec un système de points par exemple, à l’image des Miles AirFrance.
Et surtout… du bon sens ! En suivant les conseils dispensés ci-dessus appliqués à votre ligne de conduite générale le succès est assuré.
Le constat final est avant tout de rendre l’humain au coeur de la stratégie, en alliant les outils technologiques les plus adaptés et personnalisés.