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Mener à bien un appel d’offres mobilité

CBT Conseil accompagne ses clients dans la mise en place d’appels d’offres agences de voyages et outils de notes de frais. Que le porteur de projet soit une entité publique ou un acteur privé, nous vous partageons dans cet article quelques conseils et retours d’expérience. Ces retours se veulent volontairement larges et non techniques.


Un projet comporte plusieurs phases : imaginer, construire, porter.


1- Imaginer son projet


Le premier conseil porte sur l’objet même de la consultation : "pourquoi ?"

Imaginer son projet est essentiel et une étape souvent négligée.


Pourquoi lancer un appel d’offres ?

Quels sont mes objectifs ?

Quelles sont mes attentes de ce nouveau marché ?


Les objectifs peuvent être multiples et doivent être alignés avec :

  • Les besoins des utilisateurs

  • Les objectifs de l’entreprise

Les objectifs peuvent donc porter sur :

  • Les fonctionnalités attendues, la modernité des outils, innovations technologiques…

  • Le coût global

  • L’impact RSE global sur mes déplacements (nécessite de revoir toute sa stratégie travel dans ce cas.)

Et même dans les rares cas où l’appel d’offres doit être lancé, car un prestataire arrête son outil, c’est l’occasion de se poser les questions de ses besoins et objectifs.


L’analyse des besoins est essentielle, cela permet de se focaliser sur l’utilisateur et non sur la solution.


Souvent, des entreprises lancent un appel d’offres en partant des solutions techniques existantes et moins des besoins => Résultats : utilisateurs mécontents, peu concernés, difficultés d’intégration dans les systèmes et processus existants au sein de l’entreprise.


L’analyse des besoins peut s’appuyer sur ce qui fonctionne ou non dans la solution actuellement mise en place. Cela facilite les échanges avec les utilisateurs clefs et aide à définir son cahier des charges.


Une fois les premiers besoins recensés, la phase de sourcing prend tout son sens.

Les échanges avec les acteurs du marché permettent de :

  • S’assurer que les besoins utilisateur sont réalistes

  • Découvrir des idées et innovations du marché

  • Affiner son cahier des charges

  • Estimer les modalités financières

  • S’assurer des délais de mise en œuvre et grandes étapes du projet

Durant cette phase, il faut accepter d’ajuster son projet au regard des nouvelles informations obtenues.

Échanger, discuter avec les acteurs et vos pairs pour avoir un maximum d’informations en peu de temps.


2- Construire son projet :


Une fois l’appel d’offres préparé, il doit être lancé en interne avant même de le partager avec les acteurs du marché : expliquer aux utilisateurs clefs, pourquoi un nouvel appel d’offres est lancé, quels sont les gains espérés et la temporalité.


L’idée est de préparer en amont ce changement et de s’assurer d’avoir l’adhésion au projet avant même son lancement officiel. C’est l’occasion d’identifier des sponsors et influenceurs internes.


Ce moment permet aussi d’obtenir un feed back qui pourra être utile en phase d’appel d’offres. C’est pourquoi il est important d’identifier les bons acteurs internes en étant large (utilisateurs clef, assistants, comptabilité, trésorerie, IT, achats, RH, représentants du personnel, travel management…).


Lors de l’appel d’offres, entre le moment où le cahier des charges est partagé et celui où les candidats renvoient leurs offres, il est intéressant de formaliser les critères de décisions et les items attendus pour accorder la meilleure note possible. Cette liste d’éléments permet de prendre du recul sur ce que vous attendez et dépassionné la lecture des offres.


Ce document est aussi très utile pour préparer les soutenances. Ce document peut être partagé avec l’ensemble des personnes qui participent aux soutenances. Chacun a alors sa grille de notation, commune et partagée.


Ces travaux préparatoires seront utiles aussi lors de la phase de construction du projet. Ils formalisent les éléments attendus et principaux pour vous. Cela permettra donc de suivre plus facilement l’avancée du projet et d’identifier les risques.


3- Porter son projet


Le projet doit vivre. C’est pour cela qu’il faut le porter avec des sponsors officiels, mais aussi des influenceurs internes qui permettent là aussi d’identifier des risques, communiquer sur les nouveautés et objectifs du projet.


La communication autour du projet est finalement aussi importante que sa réalisation en elle-même : expliquer les étapes, les nouveautés, les changements, former les utilisateurs, suivre les retours au démarrage et communiquer sur les succès.


Travailler avec vos partenaires/prestataires pour profiter de leur expérience sur les différentes phases du projet. Beaucoup d’organisation se concentre particulièrement sur la réalisation et la mise en œuvre d’un projet. C’est technique, rassurant. Pour autant, les phases de conception du projet, co-construction et toute la communication sont primordiales et souvent sous-estimées, faute de temps ou moyen humains.


Dès la phase projet, penser à la suite : comment va évoluer mon outil/ma solution, comment et à quelle fréquence je m’assure que je réponds toujours aux besoins, quelle organisation mettre en place, qui seront mes relais... ?



Un projet, c’est une occasion idéale pour revoir son organisation, ses processus et travailler avec et pour ses collaborateurs. Cela peut être stressant et chronophage, mais c’est aussi l’occasion d’aligner les objectifs de l’entreprise avec ses outils métiers, ancrer sa stratégie d’entreprise auprès des collaborateurs.


Pour toutes ces phases, les cabinets de conseils comme CBT Conseil peuvent vous accompagner, vous aider à créer du temps pour vous permettre de vous focaliser sur les aspects essentiels du projet.


En synthèse quelques facteurs clef de succès qui peuvent s’appliquer à des projets liés à la mobilité professionnelle :

AVANT

PENDANT

APRES

IMAGINER

Définir les besoins et les objectifs du projet


Analyser ce qui fonctionne et ne répond pas aux attentes avec la solution existante


Co-construire et accepter d’ajuster le projet


Définir les critères de choix et points essentiels pour votre organisation


Célébrer le projet et faire un bilan objectifs du projet (outil, méthode, fonctionnement)

CONSTRUIRE

Identifier et associer les parties prenantes


Lancer l’appel d’offres


Surveiller les risques


Faire vivre le projet et penser à sa maintenance et ses évolutions

Echanger avec les acteurs du marché, ses pairs


PORTER

Obtenir les feedbacks des parties prenantes internes dès la phase de conception du projet

Communiquer régulièrement, formellement et via des influenceurs, créer une communauté interne

Ancrer le changement et suivre l’organisation dans le temps pour s’assurer que les besoins restent couverts



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